Einführung LeaseHub Part II: Systemeinstellungen, Variablen & Auswahlfelder

Geschrieben von
Matthias Winter

Matthias Winter ist seit 20 Jahren in der Leasingbranche unterwegs, heute ist er Gründer und Geschäftsführer von LeaseHub

10. Feb 2023

Im folgenden Leitfaden wollen wir Ihnen zunächst die wichtigsten Schritte und Einstellungen zeigen, mit denen Sie die Software passend für sich einrichten können. Im zweiten Schritt zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre individuellen Vorlagen anfertigen und hochladen können, die dann im Geschäftsprozess automatisch befüllt werden. Als zweites stellen wir Ihnen die Einstellungen zu den Drop-Down Menüs vor, mit denen Sie die verschiedenen Masken auf sich einstellen können.

Hier finden Sie einen Video-Leitfaden für die wichtigsten Funktionen in LeaseHub:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLH4Nyvw8cu3gXQo5bJhuchRd7y7mSVaH6

Systemeinstellungen und Nutzer anlegen

In den Systemeinstellungen, erreichbar über das kleine Rädchen unten links, können Sie das System auf sich und Ihr Unternehmen anpassen. Unter „Profil“ können Sie Ihre individuellen Daten ändern. Die Unternehmensdaten können nur vom Administrator in Ihrem Account geändert werden, in der Regel ist das die erste Person, die die Zugangsdaten erhalten hat. Bei dem Anlegen anderer Nutzer können Sie die Adminrechte an andere abgeben.

Unter „Vorlagen“ können Sie Angebots- Vertrags- und E-Mail Vorlagen anlegen, wie das funktioniert zeigen wir Ihnen unten!

Unter dem Reiter „Nutzerverwaltung“ haben Sie die Möglichkeit, Mitarbeiter Ihres Unternehmens hinzuzufügen. Diese erhalten anschließend eine E-Mail mit einem Einmal-Kennwort, können sich im System einloggen und ein neues Passwort hinterlegen.

Unter „Weitere Einstellungen“ können Sie Funktionen wie die MwSt. anpassen

Erstellen von neuen Vorlagen

Mithilfe von LeaseHub können Sie Ihre Geschäftsprozesse deutlich schneller und effizienter machen. Dies funktioniert besonders gut, wenn Sie mit Standardvorlagen arbeiten, die Sie in den Einstellungen hinterlegen können. Daten, Zahlen und Angaben müssen dabei durch Variablen ersetzt werden. Diese werden dann durch das System automatisch erkannt und durch die individuellen Vertragsdaten ersetzt, wie Namen, Anschrift, Rate, Marge, usw. Sie können Vorlagen für eine Vielzahl von Dokumenten hinterlegen, wie Verträge, Angebote, Lieferantenanfragen oder E-Mails.

Gehen Sie hierfür in die Einstellungen über das kleine Rädchen unten auf der Seite. Unter Vorlagen > Dokumente sehen Sie die verschiedenen Kategorien, für die Sie Standard-Vorlagen hinterlegen können.

Beispiel Angebot:  

Wählen Sie „Angebot“ aus und klicken Sie auf das + Symbol und klicken Sie auf „Neue Vorlage“. Sie können nun eine Word-Vorlage aus Ihrem Laufwerk hochladen.

Vorbereiten der Vorlage

Im nächsten Schritt können Sie alle individuellen Daten, wie Kunden- oder Angebotsdaten mit Variablen ersetzen. Die Variablen bezeichnen „Platzhalter“, die vom System erkannt und mit den entsprechenden Werten ersetzt werden. Die im System hinterlegten Variablen können Sie auf der rechten Seite auswählen. Durch Klicken kopieren Sie diese in die Zwischenablage, sodass Sie diese in Ihrem Dokument platzieren können. Setzen Sie beispielsweise {Firma_Name} an die Stelle, an der im Angebot der Unternehmensname des Kunden stehen würde. Gehen Sie analog mit den weiteren Daten vor, wie Rate, MwSt. oder auch Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen. Angaben, die bei jedem Angebot gleich sind, wie z.B. Angaben zu Ihrem Unternehmen können Sie direkt in der Vorlage übernehmen.

Das Prinzip funktioniert analog bei Verträgen, Rechnungen oder Lieferantenzusagen.

Einrichten der Drop-Down Menüs

Nachdem Sie Variablen definiert, und Vorlagen hochgeladen haben können Sie in den Einstellungen Ihre Drop-Down Menüs individualisieren, sodass Sie bei der Auswahl der Angebots- und Vertragsdaten direkt alles zur Hand haben, was Sie brauchen. Die Auswahlfelder, die Sie hier definieren sehen Sie später im Prozess wie beispielsweise bei der Auswahl des Objekts, Hersteller oder Unternehmenstyp.

Reaktivieren der Auswahlfelder
Nach Systemupdates kann es der Fall sein, dass in der Anfragenerstellung bei den Drop-Down Menüs keine Auswahlfelder mehr erscheinen und die Schaltfläche schwarz ist. Gehen Sie bitte in diesem Fall nochmal auf Einstellungen und klicken Sie bei einem Auswahlfeld (z.B. Hersteller > VW) auf speichern, um alle Auswahlfelder wieder zu reaktivieren.

Gehen Sie dafür auf Einstellungen > Vorlagen und scrollen Sie nach unten zu Auswahlfelder. Hier sehen Sie nun die verschiedenen Kategorien, für die Sie Auswahlfelder erstellen können. Gehen Sie dafür auf das + Symbol, geben Sie Ihr gewünschtes Auswahlfeld ein und speichern es. An dieser Stelle können Sie auch Auswahloptionen löschen, sollten Sie diese nicht benötigen.

Einrichten von Drop-Down Menüs für „Auflagen“ bei dem Ergebnis „Freigegeben mit Auflagen“

In der Prüfungsphase können Sie bei dem Ergebnis „Freigegeben mit Auflagen“ Auswahlfelder für die Art der Auflage angeben. Die Optionen für das Drop-Down Menü sind auch in den Einstellungen zu finden unter „Genehmigungen“.

Vertragsdokumente

Unter diesem Reiter können Sie die Vertragsdokumente festlegen, die Sie für die Erstellung eines Vertrages relevant sind, wie Auftragsbestätigung, Bestellung oder individuelle Dokumente. Die Kategorien sind später bei der Vertragserstellung als Auswahlfelder verfügbar und Sie können die entsprechenden Dokumente hinterlegen.

 

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