Vier Augen sehen mehr als zwei! Aus diesem Grund ist das 4-Augen-Prinzip fest verankert bei Finanzunternehmen, dabei auch in der Leasingbranche. Kurz und knapp zusammengefasst: Das 4-Augen-Prinzip (auch als 2-Augen-Prinzip oder 4-Augen-Kontrolle bezeichnet) ist ein Grundsatz der internen Kontrolle und Überprüfung in verschiedenen Bereichen, insbesondere im Geschäfts- und Finanzwesen. Es besagt, dass wichtige Entscheidungen, Prozesse oder Transaktionen von mindestens zwei unabhängigen Personen überprüft und autorisiert werden sollten, um mögliche Fehler, Betrug oder Fehlverhalten zu verhindern oder aufzudecken.
Das 4-Augen-Prinzip findet Anwendung in verschiedenen Bereichen, wie z.B. bei der Freigabe von Zahlungen, der Genehmigung von Verträgen, der Erstellung von Finanzberichten oder der Zugriffskontrolle zu sensiblen Informationen. Es soll sicherstellen, dass keine Einzelperson zu viel Kontrolle oder Einfluss hat und dass Entscheidungen objektiv und verantwortungsvoll getroffen werden.
Rechtsgrundlage – was steht dahinter?
Kreditinstitute sind dazu verpflichtet, interne Kontrollverfahren und Sicherheitsmaßnahmen einrichten müssen, um sicherzustellen, dass ihre Geschäftsorganisation und ihre Geschäftspraktiken ordnungsgemäß sind. Dazu gehört auch das 4-Augen-Prinzip.
Am 6. Mai 2021 wurde ein entsprechender Gesetzentwurf der Bundesregierung zur begleitenden Ausführung der europäischen Verordnung 2020 / 1503 und der Umsetzung der EU-Richtlinie 2020 / 1504 zur Regelung von Schwarmfinanzierungsdienstleistern angenommen. Ziel ist es vor allem ein einheitliches Regelwerk zu schaffen, denn damit werden europaweit geltende Regelungen in deutsches Recht übersetzt. Mehr Informationen finden Sie hier.
Wie findet das 4-Augen-Prinzip im Leasing Anwendung?
Für Leasing- und Factoringunternehmen wurde ein Zeitraum festgelegt, bis wann das 4-Augen-Prinzip intern als etablierter Prozess dargestellt werden muss: bis zum 1. Januar 2024 haben diese Unternehmen nun Zeit, um die Gesetzesänderung umzusetzen.
#1 Vertragsabschluss:
Beim Abschluss von Leasingverträgen kann das 4-Augen-Prinzip angewendet werden, um sicherzustellen, dass alle Vertragsbedingungen korrekt erfasst wurden und dass die rechtlichen, finanziellen und operativen Aspekte des Vertrags angemessen geprüft wurden. Wichtig sind dabei vor allem die Überprüfung der Vertragsbedingungen, wie Laufzeit, Kalkulation der Leasingrate, Versicherungsanforderungen und weitere Details. Auch ist es nötig zu überprüfen, dass keine rechtlichen Risiken oder Verstöße bestehen, vor allem in Sachen Datenschutz, Verbraucherschutz, Arbeitsrecht oder spezifische Branchenvorschriften. Da jeder Leasingvertrag individuell und meist auch branchenspezifisch ist, müssen viele Details und Anforderungen überprüft werden.
#2 Kreditprüfung:
Bei der Kreditprüfung von potenziellen Leasingnehmern kann das 4-Augen-Prinzip eingesetzt werden, um die Bonitätsbewertung und die Kreditwürdigkeit des potenziellen Kreditnehmers aus einer objektiven Perspektive zu überprüfen. Auch bei der Risikobewertung wie der Analyse von finanziellen Daten und Dokumenten kann das Prinzip angewendet werden, um voreingenommene Beurteilungen zu vermeiden.
#3 Freigabe von Zahlungen:
Wenn es um die Freigabe von Zahlungen im Rahmen eines Leasingvertrags geht, kann das 4-Augen-Prinzip angewendet werden, um sicherzustellen, dass Zahlungen korrekt berechnet werden und dass keine Unregelmäßigkeiten oder Manipulationen vorliegen. Das fängt an mit der Überprüfung von Zahlungsinformationen, Zahlungsanweisungen aber auch Vorschriften und Bedingungen. Nur wenn beide (oder mehrere) Prüfer die Zahlung autorisieren wird diese auch freigegeben.
#4 Buchhaltung und Rechnungslegung:
Im Bereich der Buchhaltung und Rechnungslegung können das 4-Augen-Prinzip und die 4-Augen-Kontrolle angewendet werden, um sicherzustellen, dass die Finanzinformationen korrekt erfasst, verarbeitet und berichtet werden. Die Buchhaltung ist oftmals ein sehr komplexes und detailreiches Thema, daher sollten unabhängige Personen regelmäßig Buchungsunterlagen, Belege und Kontierungsinformationen überprüfen. Dazu gehört auch die Kontenabstimmung, um sicherzustellen, dass Konten korrekt geführt und alle Transaktionen erfasst sind. Gerade bei der Erstellung von Finanzberichten, wie beispielsweise Jahresabschlüssen oder Quartalsberichten, ist es wichtig, dass unabhängige Personen die finanziellen Informationen genau unter die Lupe nehmen.
Gerade bei sensiblen Geschäftsvorgängen wie es oft im Leasinggeschäft der Fall, ist das 4-Augen-Prinzip integrierter Bestandteil, um Sicherheit und Neutralität zu wahren. Dadurch sichern Sie sich nicht nur gegenüber Fehlern und Unregelmäßigkeiten besser ab, sondern vermeiden auch voreingenommene Beurteilungen und Korruption. Denn mit dem Zweiten sieht man besser!
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